Переписку вести: Сетевой этикет: как вести деловую переписку

Содержание

Сетевой этикет: как вести деловую переписку

После перехода на дистанционную работу и учебу самым популярным способом общения между преподавателями и студентами стала деловая переписка. Как правильно писать электронные письма, можно ли использовать смайлики и каких фраз лучше избегать — рассказала преподаватель Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.

— Алена Владимировна, что такое деловая переписка и где она ведется?

— Деловая переписка — способ осуществления деловой коммуникации с использованием носителей информации. Самый популярный способ ее осуществления сегодня — интернет. Причем использовать для деловой переписки можно как почтовые сервисы, так и мессенджеры. Важно отметить, что деловая переписка требует обязательного соблюдения делового этикета.

— Как правильно написать деловое электронное письмо?

— Деловое электронное письмо по структуре не отличается от обычного бумажного письма.

Оно состоит из приветствия, основной части и подписи отправителя. Но есть некоторые тонкости. Электронное деловое письмо обязательно сопровождается темой. Формулируйте её кратко и ясно. Это облегчит работу вашему партнёру по переписке. Если в тексте письма вы ссылаетесь на документ, то обязательно проверьте перед отправкой, прикреплен ли он к письму. Кроме того, обращайте внимание на электронный адрес, с которого вы пишете. Смешной или непонятный e-mail укажет адресату на несерьезность вашего отношения к процессу делового общения.

— Как вежливо поприветствовать адресата?

— По правилам этикета мы должны правильно приветствовать собеседника. Нейтральными формами считаются „здравствуйте“ и „добрый день“. Тенденция последних лет — форма „доброго времени суток“ — некорректная. Все участники делового общения понимают, что письмо может быть прочитано в любое время дня, потому лучше воздержаться от подобной попытки „угодить“.

— Какие обращения корректны в письме

— Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме — „уважаемый“. С нее можно начинать письмо, а уже затем использовать приветствие. Важно помнить, что обращение к деловому партнёру только по имени находится вне рамок национального русского этикета. Поэтому нужно либо узнать отчество адресата, либо не использовать имя вообще, а заменить его на нейтральное «коллеги». Продолжаются споры об использовании местоимения «Вы», написанного с большой буквы, при обращении к одному собеседнику. Это допустимо исключительно при обращении к одному лицу в официальных или личных письмах, если вы хотите подчеркнуть важность адресата, уважение к нему. Во всех остальных случаях, как при общении с одним человеком, так и при обращении к группе лиц, требуется написание «вы» со строчной буквы.

Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН

— Назовите требования к основной части письма?

— Главное требование — соблюдать структуру. Она двухчастная. В первой части мы описываем ситуацию, во второй вносим предложение или озвучиваем просьбу. Эти части целесообразно выделить в разные абзацы. Нужно использовать традиционные кегль и шрифт. Но допустимо выделение отдельных слов полужирным написанием, чтобы привлечь внимание к важным моментам. А ещё важно отметить, что электронное письмо не должно занимать больше половины страницы А4, а строки не должны быть длинными. Иначе на планшете или телефоне (а ваш деловой партнёр может просматривать письма с любого носителя) письмо может отображаться некорректно или будет выглядеть неудобным для чтения.

— Как правильно завершать письмо?

— В конце письма мы обязательно вновь выражаем уважение к собеседнику, тем самым настраивая партнёра на продолжение общения в конструктивном ключе. Лучшие формулировки: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и подобные. Важно избегать фамильярности. Далее следует контактная информация, где указывается фамилия, имя и отчество, должность, организация, контактный телефон и e-mail, словом, в  финальной части письма должно быть указано достаточное количество каналов связи. Однако подпись не должна быть перегружена информацией, лучше ограничиться примерно пятью строками.

— Можно ли использовать в деловой переписке смайлики?

— Можно, если ваши отношения с собеседником позволяют это. Например, вы давние деловые партнеры, между вами есть личные отношения, то есть вы встречались в неформальной обстановке, если вы говорите с ним на одном языке и знаете, что ваш эмоциональный посыл будет правильно понят. Даже студент может дополнить письмо преподавателю смайликом, но только одним и только там, где это уместно. Чрезмерное использование смайлов в тексте делового письма говорит о вас как о легкомысленном собеседнике, несерьезно относящемся к процессу.

Есть ли антиправила деловой переписки?

— К антиправилам относится все те, что не соответствуют требованиям официально-делового стиля. Он максимально нормированный, требует конкретности, логичности, минимума эмоций, а также отсутствия личных историй. Лучше не приводить в пример антиправила, чтобы они случайно не запомнились. А вот о правилах можно прочесть в учебных пособиях по культуре речи: „Русский язык. Культура речи. Деловое общение“ (

Л. А. Введенская) или «Культура речи и деловое общение» (В. В. Химик). А всем студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают на занятиях по курсу «Русский язык и культура речи».

Адвокат: следователь запретил Ивану Сафронову вести переписку

Советник главы «Роскосмоса», бывший спецкор “Ъ” и «Ведомостей», находящийся в СИЗО «Лефортово» по обвинению в госизмене, перестал получать письма. Об этом сообщает «Русская служба BBC» со ссылкой на его сестру Ирину и адвоката Дмитрия Катчева. По словам защитника, следователь ФСБ Александр Чабан еще 2 августа попросил руководство СИЗО изымать все входящие и исходящие письма журналиста.

«О том, что прекратили (доходить.— “Ъ”) письма, он сказал нам на суде. Наше общение там — это мимика и жесты, игра в пантомиму, если это можно так назвать.

В последний раз он нам показал, что не получает письма»,— рассказала Ирина Сафронова. Речь идет о заседании Мосгорсуда по продлению ареста 4 октября.

Писем от господина Сафронова родственники также не получали уже около месяца. На момент последнего заседания корреспонденция не доходила две с половиной недели, и родственники начали догадываться о запрете на переписку. «Такого не было за все время, что он содержится в СИЗО. Скажем так, мысли стали посещать»,— заметила сестра бывшего спецкора “Ъ”.

Господин Катчев отметил, что письмо следователя руководству СИЗО не видели ни адвокаты, ни сам Иван Сафронов. Защитники узнали о его содержании от сотрудников «Лефортово». В документе господин Чабан, как утверждается, мотивировал требование изымать письма положениями ст. 20 закона «О содержании под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений». Эта статья запрещает отправлять письма, «содержащие сведения, которые могут помешать установлению истины по уголовному делу или способствовать совершению преступления».

«В своих письмах родственникам и друзьям Иван никогда не обсуждал ни свое уголовное дело, ни даже условия содержания. При этом не доходят письма даже защитникам, с которыми Иван имеет право обсуждать все детали дела. Что же в этих письмах увидел следователь, остается загадкой, но теперь вместо писем Иван получает акты об изъятии писем»,— отметил Дмитрий Катчев. Ирина Сафронова расценивает запрет на переписку как давление.

Ивана Сафронова задержали 7 июля 2020 года. Следствие убеждено, что в 2017 году он передал секретные данные чешской спецслужбе, якобы действовавшей под руководством США. Сам обвиняемый вину не признал и отказался от сделки со следствием. 4 октября Мосгорсуд продлил его арест до 7 января 2022 года.

Подробности — в материале “Ъ” «Ивану Сафронову продлили арест под честное слово полковника».

Как вести e-mail переписку в CRM.

Если клиент написал Вам письмо, оно сразу же будет отображено в событиях лида, прочитав письмо, Вы сможете сразу же отправить клиенту ответ.

Для того чтобы CRM умела получить письма с Вашего почтового ящика, необходимо правильным образом настроить почтовые настройки платформы.

Рассмотрим процесс настройки магазина на примере подключения почтового ящика на сервере Яндекс.Почта.

Важно

Входящую почту CRM может получить только по протоколу IMAP, поэтому убедитесь, что Ваш почтовый сервис поддерживает этот протокол.

Сначала необходимо перейти в раздел «Настройки ->> Почта, SMS, уведомления», вкладка «Настройки почты». Далее Вы увидите параметры настройки входящей почты.


Рисунок 1.

IMAP Сервер — imap.yandex.ru
Логин — Ваш логин почтового ящика (без @yandex.ru)

Пароль — Ваш пароль от почтового ящика
Использовать SSL — Да
Порт — 993

После того как Вы настроили почту, в ленте событий лида будут появляться уведомления о наличии входящих сообщений.


Рисунок 2.

Нажмите на ссылку «Посмотреть», чтобы открыть текст письма.


Рисунок 3.

При нажатии на кнопку «Написать ответ» откроется окно, в котором можно будет написать и отправить ответ. Отправленное письмо также будет зафиксировано в ленте событий.

Внимание!

Обратите внимание, что на данный момент действует ограничение — нет возможности просмотреть полученные вложения и отправить вложения клиенту, а также получать уведомления о новых письмах. Сделать это можно только через почтовый интерфейс Яндекса и другой системы.

Важно

В почтовых настройках входящей (SMTP) и исходящей почты (IMAP) должен быть указан один и тот же почтовый адрес. В противном случае Вы будете отправлять ответ на письмо клиенту с одного адреса, а само письмо будет отправлено с другого адреса и в дальнейшем клиент ответит уже на другой адрес. В результате этого не вся почта будет приходить в CRM-систему.


Готово. Мы рассмотрели как вести e-mail переписку в CRM.

Тэги: Ведение email переписки в CRM, ведение email переписки, CRM, email, переписка

Ответы на часто задаваемые вопросы по сервису «Личный кабинет»

Что необходимо для получения личного кабинета? В каком виде подавать ходатайство на подключение к личному кабинету? Платная ли услуга «Личный кабинет» (ЛК)?

Можно ли личным кабинетом пользоваться с разных компьютеров?

Возможно ли вести (продолжать) делопроизводство через «Личный кабинет» по уже поданной заявке?

Будут ли направляться письма от экспертов ФИПС на почтовый адрес как дублирующие?

По каждой заявке нужно посылать все 5 листов ходатайства (т.е. документ целиком)?

Подключение одного личного кабинета возможно для нескольких заявок на товарные знаки одновременно или на каждую заявку должен создаваться отдельный личный кабинет?

Компания является представителем заявителей, т.е. будет 10 личных кабинетов для 10 разных заявителей?

Когда ждать сообщение, содержащее данные для авторизации в ЛК, на указанный e-mail?

Чем отличаются ходатайство о предоставлении доступа к сервису «Личный кабинет» и ходатайство о ведении переписки через сервис «Личный кабинет» по заявке?

Граждане каких стран могут пользоваться сервисом Личный кабинет?

Могут ли патентные поверенные Украины использовать сервис ЛК?

Можно ли через Личный кабинет вести переписку по регистрациям?

Нужно ли дублировать отправленную через Личный кабинет корреспонденцию документами на бумаге?

Нужно ли сообщать о замене электронного ключа?

Где можно посмотреть перечень удостоверяющих центров для получения электронной подписи?

Какие требования предъявляются к электронной подписи для работы в ЛК ФИПС?

У нас уже есть электронная подпись, полученная в удостоверяющем центре. Она подходит для работы в ЛК ФИПС?


1. Что необходимо для получения личного кабинета?

Направить в ФИПС правильно оформленное ходатайство с указанием объекта делопроизводства (номера заявки или дела возражения, или названия заявленного объекта, если ходатайство подается одновременно с подачей заявки).



2. В каком виде подавать ходатайство на подключение к личному кабинету?

Ходатайство подается в бумажном виде по почте.



3. Платная ли услуга «Личный кабинет»?

Услуга по подключению к сервису «Личный кабинет» бесплатная.



4. Можно ли личным кабинетом пользоваться с разных компьютеров?

Пользоваться можно с любого устройства с выходом в Интернет.



5. Возможно ли вести (продолжать) делопроизводство через «Личный кабинет» по уже поданной заявке?

Да, возможно. Для этого необходимо направить ходатайство с указанием номера поданной ранее заявки.



6. Будут ли направляться письма от экспертов ФИПС на почтовый адрес как дублирующие?

В настоящий момент исходящая корреспонденция будет направляться по адресу для переписки и в Личный кабинет. В дальнейшем (точная дата будет указана на сайте ФИПС) переписка будет вестись только через сервис «Личный кабинет» за исключением случаев, оговоренных в п. 3.4 Ходатайства.

«3.4. Оригиналы документов, подготовленные в процессе предоставления государственной услуги без использования усиленной квалифицированной электронной подписи должностного лица Роспатента или ФИПС, направляются также почтовым отправлением в установленном порядке по адресу для переписки, указанному заявителем или его представителем».



7. По каждой заявке нужно посылать все 5 листов ходатайства (т.е. документ целиком)?

Да.



8. Подключение одного личного кабинета возможно для нескольких заявок на товарные знаки одновременно или на каждую заявку должен создаваться отдельный личный кабинет?

Личный кабинет создается один: лицу, имеющему право вести переписку по данной заявке. В Личном кабинете может находиться неограниченное число заявок, по которым указанное лицо ведет переписку с ФИПС. При этом, следует учесть, что для ведения переписки по заявке через Личный кабинет нужно направить ходатайство по каждой заявке. Не допускается указание нескольких заявок в одном ходатайстве.



9. Компания является представителем заявителей, т.е. будет 10 личных кабинетов для 10 разных заявителей?

Личный кабинет, в этом случае, будет создан один и на имя представителя по тем заявкам, по которым представитель уполномочен вести переписку и подал соответствующее ходатайство о создании личного кабинета.



10. Когда ждать сообщение, содержащее данные для авторизации в ЛК, на указанный e-mail?

Данное сообщение направляется в течение одного месяца со дня поступления настоящего ходатайства в ФИПС (п.3.2 Ходатайства).



11. Чем отличаются ходатайство о предоставлении доступа к сервису «Личный кабинет» и ходатайство о ведении переписки через сервис «Личный кабинет» по заявке?

Если у Вас еще нет Личного кабинета на сайте ФИПС, то при первичном обращении для создания Личного кабинета необходимо проставить отметку в квадрате «Прошу предоставить доступ…» и далее указать номер заявки, по которой будет осуществляться переписка через Личный кабинет.

Если же Вам уже предоставлен доступ к сервису «Личный кабинет», то для дополнения Личного кабинета дополнительными объектами делопроизводства, по которым Вы хотите также вести переписку через Личный кабинет, Вам необходимо проставить отметку в квадрате «Прошу вести переписку …», указать идентификаторы пользователя и далее указать номер заявки, по которой Вы хотите вести переписку.

Прошу предоставить доступ к сервису «Личный кабинет» для ведения переписки, связанной с предоставлением Роспатентом государственной услуги

(отметка в боксе проставляется при первичном обращении за предоставлением авторизованного доступа к сервису «Личный кабинет»)

Прошу вести переписку через сервис «Личный кабинет» в связи с производством

(указывается идентификатор пользователя «Личного кабинета» при его наличии)



12. Граждане каких стран могут пользоваться сервисом Личный кабинет?

Сервисом «Личный кабинет» могут воспользоваться заявители и их представители, имеющие право в соответствии с законодательством РФ и международными соглашениями вести переписку по заявке.



13. Могут ли патентные поверенные Украины использовать сервис ЛК?

Возможность прямого обращения в Роспатент для лиц, проживающих на территории Украины, определена Соглашением. При этом следует иметь в виду, что патентный поверенный Украины вправе представлять интересы только национальных заявителей, полномочия патентного поверенного Украины должны быть подтверждены представлением доверенности.

Любое лицо, проживающее на территории Украины, включая патентного поверенного Украины, может воспользоваться «Личным кабинетом» для ведения переписки по поданной ранее заявке.



14. Можно ли через Личный кабинет вести переписку по регистрациям?

Переписка с использованием сервиса Личный кабинет возможна только по заявкам. Подача заявлений в электронной форме по услугам связанным с регистрациями возможна через Единый портал государственных и муниципальных услуг https://www.gosuslugi.ru/structure/10000001245



15. Нужно ли дублировать отправленную через Личный кабинет корреспонденцию документами на бумаге?

Нет, не нужно.



16. Нужно ли сообщать о замене электронного ключа?

Замена электронного ключа никак не влияет на работу с Личным кабинетом. Главное, чтобы новый сертификат ключа соответствовал правилам работы с Личным кабинетом — содержал адрес электронной почты и СНИЛС в ключе совпадал с СНИЛС в Личном кабинете.



17. Где можно посмотреть перечень удостоверяющих центров для получения электронной подписи?

Список аккредитованных удостоверяющих центров доступен по адресу https://e-trust.gosuslugi.ru/CA .



18. Какие требования предъявляются к электронной подписи для работы в ЛК ФИПС?

Для подачи заявок необходимо, чтобы выполнялись следующие требования:
1. Сертификат электронной подписи должен быть усиленным квалифицированным, выданным аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ).
2. Необходимо настроить цепочку сертификатов до головного УЦ Минкомсвязи. Инструкция по установке —   http://new. fips.ru/podacha-zayavki/podacha-zayavki-na-izobretenie-poleznuyu-model/sertificat_esp.pdf.
3. В сертификате обязательно должны быть указаны СНИЛС и электронная почта.
4. СНИЛС в сертификате должен совпадать с СНИЛС в личном кабинете, через который подается заявка.

Требования к электронной подписи для ведения переписки описаны в документе «Технические требования к представлению материалов в электронном виде при ведении переписки с использованием сервиса «Личный кабинет» ( https://new.fips.ru/elektronnye-servisy/tech_treb_lich_kab_20190110.doc).



19. У нас уже есть электронная подпись, полученная в удостоверяющем центре. Она подходит для работы в ЛК ФИПС?

См. ответ на вопрос «Какие требования предъявляются к электронной подписи для работы в ЛК ФИПС?».

Деловую переписку в Югре будут вести только через корпоративный сервер отечественного интернет-сервиса

  • Главная
  • /
  • О МИАЦ
  • /
  • Новости
  • /
  • Деловую переписку в Югре будут вести только через корпоративный сервер отечественного интернет-сервиса

Органы исполнительной власти, а также сотрудники администраций муниципалитетов Югры будут вести переписку через корпоративный сервер отечественного интернет-сервиса или использовать защищенный портал видео-конференц-связи, об этом сообщается на сайте  Департамента информационных технологий Ханты-Мансийского автономного округа — Югры .

На основе приказа Департамента от 15.10.2015 №214 «Об унифицированном реестре видов продуктов и услуг отечественных интернет-компаний для использования исполнительными органами государственной власти, государственными учреждениями Ханты-Мансийского автономного округа — Югры при осуществлении своих полномочий» в округе  вводится запрет на использование таких зарубежных интернет-сервисов как: виртуальное  хранилище Google, почта Gmail и Hotmail, японским Viber и американским WhatsApp, следует забыть о Skype. — Мы заблокировали доступ к скайпу, — подтверждает начальник управления по информационным ресурсам администрации Нижневартовска Сергей Сидоров. — Дома — пожалуйста, а для обсуждения рабочих проблем есть защищенный канал видео-конференц-связи. Разумеется, никто не запрещает пользоваться поисковиками, гуглить, что называется, но переписку следует вести только через корпоративный сервер.

Стоит отметить, что под запрет попала отечественная ИТ-компания — разработчик популярного у россиян поисковика, точнее, две ее услуги — облачного хранения данных «Яндекс-диск» и электронной почты. Дело в том, что головной офис «Яндекса» зарегистрирован в Нидерландах, поясняют в окружном правительстве, не исключена утечка информации.

В муниципалитетах руководствуются документом Департамента информтехнологий ХМАО. На  основе которого главы городов пишут собственные постановления. В них оговорено: в случае отсутствия технической возможности применения корпоративной связи допускается обмен информацией посредством общедоступных отечественных почтовых служб.

«Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку

Эффективная письменная коммуникация — один из главных уроков, который компании вынесли в результате локдауна. Правильно сформулировать мысль и донести ее в том виде, в котором она у вас в голове, не самая легкая задача. Пусть многочисленные Zoom-встречи проходят куда продуктивнее, но только почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя самую важную информацию. Именно поэтому письмо должно быть легко читаемым.  

Но существуют моменты, которые злят любого получателя, — проверено на многолетнем опыте обмена электронными письмами. Вот они:

  • Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буквы, орфографические ошибки видны сразу и могут моментально вывести адресата из себя. 
  • Одно письмо — несколько мыслей. Неудобно, когда в письме заключено сразу несколько идей и предложений: если у других коллег, которые стоят в копии, появятся вопросы, переписка быстро превратится в один сплошной поток из переспрашиваний. Поэтому в тему письма лучше сразу выносить ту проблему, которая будет решаться в переписке.
  • Письмо в выходной день. «Как твой отпуск?» — самое последнее, что хочет получить человек во время заслуженного отдыха. Если вам прислали такой вопрос, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. На месте работодателя — сразу и вежливо объясните ситуацию, почему вы просите поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при этом не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу.  
  • Срочная задача. ASAP или «эта задача в приоритете» сразу заставляют адресата испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Нужно спокойным тоном перенести срок сдачи, либо предложить помощь.
  • Панибратство. Чтобы не допускать ошибку в имени или не переходить слишком рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / партнера формулировку комфортного к нему обращения с самого начала переписки.
  • Вспомогательные материалы следующим письмом. Перед отправкой перепроверьте несколько раз, точно ли вы приложили к письму все необходимые файлы. Если отправите их позже, вложения могут затеряться среди кипы других писем. 

Shuttesrtock/slava17

Кейсы

Деловая переписка не терпит шаблонов и канцеляризмов, поэтому о «добром времени суток» и «с надеждой на скорейший ответ» лучше забыть и заменить их на более человеческие и простые выражения. И все же в каждом деловом письме есть особая логика, которая отличается в зависимости от проблемы, решаемой в переписке. Ниже — несколько примеров ситуаций и советов, как решить все мирным путем и без нервных звонков.

Предложение о расширении сотрудничества

Здесь нужен индивидуальный подход, стандартных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь изначально прочувствовать своего клиента и ответить на следующие вопросы: «Какая информация ему понадобится?», «Как долго он будет принимать решение?», «Нужно ли ему время, чтобы посоветоваться с коллегами?». 

Как только вы прощупаете почву, переходите к презентации собственной идеи. Постарайтесь емко и кратко описать, в чем ключевой смысл вашего проекта. При этом не используйте водянистые выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите основные причины, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять уникальность продукта. 

Если это первое письмо, объедините в нем только ту информацию, которой будет достаточно для ознакомления. И уже в последующем можно высылать сметы, детали проекта и особенности реализации. Главное — соблюсти дружелюбный посыл и не тяготить клиента. Обычно давление считывается сразу, поэтому не ждите от него сиюминутного принятия решения.

Что должно быть в вашем письме:

  1. Суть предложения.
  2. Описание проекта.
  3. Какую проблему решает продукт.
  4. Какие задачи стоят перед продуктом.
  5. Конечный результат, решение.
  6. Сроки реализации.
  7. Стоимость.
  8. Дедлайн ответа.

И в конце можно предложить дополнительный звонок, если клиент захочет обсудить проект детальнее.

Письмо потенциальному клиенту/партнеру по проекту

Одно дело, если вы выступаете с идеей о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совершенно новый продукт. Тут тактика написания письма меняется. Вам нужно соблазнить потенциальных партнеров или рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как? 

Во-первых, письмо должно быть персонализированным. Укажите имя адресата, чтобы письмо не выглядело рассылкой. Нелишними будут пара красивых слов о работе той компании или человека, на чью почту вы адресуете предложение.

Людям всегда нравится получать комплименты, а письмо с предложением нового продукта — лучший случай их сделать.

Стоит упомянуть успешно реализованные кейсы этой организации, чтобы адресат понял, насколько вы заинтересованы в сотрудничестве.

Во-вторых, дать получателю возможность отказаться. Именно этот посыл еще больше подтолкнет адресата на положительный ответ. 

В-третьих, не раскрывать все карты. По минимуму рассказать о продукте и предложить подробнее ознакомиться с дополнительными материалами, если у компании возникнет интерес.

Напоминание о дедлайне

Это очень щепетильная тема. Сделаешь коллеге замечание до дедлайна — только разозлишь его, а после истечения срока уже и сам будешь зол. С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании. Не нужно прятаться за вопросом «Как дела?». Лучше напрямую спросить «Как продвигается работа?», так как любые попытки подобной маскировки будут только раздражать коллегу. 

Поинтересуйтесь, как вы можете помочь в выполнении задачи или ускорить процесс — тогда ваш подопечный точно почувствует заботу. Главное, чтобы это выглядело искренне, а не лестно. Если он отвечает не сразу, постарайтесь терпеливо ждать и не сбрасывать на него множество коротких гневных сообщений с просьбой выслать все ASAP. 

Наем нового сотрудника

Приглашение нового специалиста в команду — отдельный вид переписки, в котором есть множество неочевидных моментов. Письмо не должно быть наполнено самолюбованием и бесконечными дифирамбами вашей компании. Если специалист достаточно компетентный, он почувствует неискренность в письме и ответит отказом. Поэтому на первом этапе не стоит давить на человека, лучше дать возможность заинтересоваться позицией.

Для начала представьтесь и дайте краткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности. А затем, как и в письме-предложении продукта, расскажите, чем вас впечатлил прошлый опыт работы кандидата и насколько он будет полезен в работе над проектами вашей организации.

Главное — в конце оставить «крючок» в виде предложения рассказать о вакансии поподробнее, человек точно на него клюнет или сразу ответит отказом. 

В последующей переписке обозначьте весь функционал и предложите оппоненту самому задать вопросы. Та часть, в которой работодатель и работник обсуждают заработную плату, обычно самая неловкая, но такого чувства можно избежать, если честно изложить все свои ожидания, дать право на отказ либо попытаться найти компромисс. 

Shutterstock/Pixel-Shot

Ответ на грубость в письме

Первое правило ответа на хамство — не отвечать хамством. Лучше спокойно начните диалог. С первых строк поблагодарите человека за обращение и признайте свою ошибку. Далее поделитесь своим видением ситуации и вариантом решения проблемы. Завершаем письмо вежливым предложением и готовностью продолжить общение.

Как достичь максимума

Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят любой текстовый скандал. Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ. 

Если вы злитесь на получателя письма или пытаетесь навязать ему свое мнение, это сразу чувствуется даже сквозь текст. Поэтому старайтесь делать письмо как можно более удобным для адресата и писать, избегая подтекстов и завуалированных смыслов.

Фото на обложке: Shutterstock/SvetaZi

Как грамотно вести переписку с работодателем

СТАВИТЬ ПОДПИСЬ ИЛИ НЕТ?

Документооборот с работодателем
В ходе трудовой деятельности мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда работодатель убеждает нас в правомерности своих действий, ссылаясь на непонятные статьи и постановления. С сожалением нужно констатировать, что подобное обычно делается с целью обмана работника и   рассчитано исключительно на его неподготовленность. Именно поэтому мы рекомендуем членами профсоюза придерживаться ряда правил касающихся документооборота  с  работодателем.

Подпись это согласие.
Ставя роспись на документе, вы соглашаетесь с его содержанием (если в документе не указано, что вы только ознакомлены с ним). Поэтому, если вам предлагают, что-либо подписать никогда не подписывайте сразу. Попросите дать вам копию документа и скажите, что ознакомитесь с ним дома. После чего направьте документ в профсоюз или своему юристу на экспертизу. Если вам отказываются дать копию документа, значит, в документе есть нечто, что работодатель желал бы скрыть. Подписывать подобный документ тем более не стоит. Худшее что вам может грозить, это «акт об отказе в подписи», наказать вас за «не подпись» нельзя.

Это не игра в крестики нолики
Зачастую работодатель предлагает вам расписаться в каком-то толстом (или не очень) журнале, разлинованном листе напротив фамилии, «листе ознакомления» или описи. Не надо просто ставить подпись в клеточку. Выясните, с каким именно документом вас хотят ознакомить, изучите текст этого документа, согласуйте подписание с представителем профсоюза или юристом. И только после этого подпишите сам документ.  На каждой странице, либо, если документ прошит и заверен печатью, на последней странице.

Пишите «Ознакомлен»
Представляемый документ носит регулярный характер и не вызывает у вас подозрения? Например, это распоряжение на отпуск или график сменности. Не торопитесь. Напишите перед росписью «Ознакомлен» или «Ознакомлена». Не обращайте внимания на протесты менеджера или кадровика, никто не может запретить вам комментировать собственную роспись.  

Помните о времени
Заведите хорошую привычку, когда ставите подпись писать рядом дату и обязательно время. Как бы мала не была клетка в которой надо расписаться, роспись, дата и время должны быть неразлучны. Пишите в столбик, на полях, на свободном месте – бумага все стерпит.  Вы даже не представляйте, какие суммы просуживались только потому, что на документе стояло время.

Вы всегда можете получить копии
Отказ от подписи совсем не означает, что вы никогда не сможете познакомиться с содержанием документа. Равно как не освобождает от ответственности за его неисполнение. Поэтому, сразу после того как вам предложили что то подписать, а вы отказались, подайте письменное заявление с требованием выдать вам копию. Содержание может быть таким: 31 декабря 2014 года в 00:00, менеджером Непоймикто Т.П. мне было предложено подписать приказ (инструкцию, дарственную на квартиру). В соответствии со ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне надлежаще заверенную копию указанного документа. В течении 3 дней работодатель обязан выдать вам копию. С оригиналом печати и подписи директора.

Заявления подаем только под роспись
Если вы подали куда то заявление и  у вас нет точно такого же экземпляра с подписью получателя — считайте что вы его не подавали. Доказать обратное вы в 99% случаев не сможете. Поэтому требуйте росписи на вашем экземпляре. Юридически это, конечно, должна быть роспись директора, однако на практике роспись его секретаря или иного старшего менеджера тоже имеет силу. Таким образом, необходимо подавать абсолютно все документы, особенно «объяснительные записки».

Что делать если работодатель не подписывает заявление
Вы приносите документ на подпись, а его отказываются подписать.  Отнеситесь к этому спокойно. Достаньте телефон, сначала снимите на видео сам документ, а затем предложите должностному лицу его подписать. Его удивленное лицо, возможно, впоследствии, порадует судью.  Затем, после работы отправляйтесь на почту и отправляйте документ на юридический и фактический адрес организации. Письмо должно быть обязательно с описью, где укажите краткую суть заявления. Вариант использования экспресс доставок тоже возможен.

Помните, описанные правила не имеют исключений. Визирование документов вашей подписью крайне важно и может иметь необратимые последствия, привести к потере существенных сумм и даже увольнению. Следуйте правилам, консультируйтесь с юристами профсоюза и все будет хорошо.

 




Назад в раздел

5 лучших способов управления системами обработки корреспонденции

5 лучших способов управления системами обработки корреспонденции

Обработка корреспонденции жизненно важна не только для строительных предприятий и проектов; все компании по всему миру должны серьезно подойти к своей системе управления перепиской. То, как компания обрабатывает корреспонденцию, отражает их профессионализм, организованность и возможности.

Управление корреспонденцией — это процесс компании получения, ответа, записи и отправки информации о строительном проекте или связанных с ним темах.Переписка может осуществляться в форме простого общения между контактами или обмена официальной информацией. Вот некоторые примеры корреспонденции, с которой ваш бизнес должен тесно работать:

— Электронная почта
— Важные файлы
— Инструкции или чертежи архитекторов
— Заказы на изменение
— Запросы информации
— Письма, факсы или меморандумы
— Запись телефонных разговоров
— Примечания или инструкции менеджера проекта
— Повестки дня встреч
— Обзор проекта

Каковы несколько способов управления вашей системой обработки корреспонденции?

1.Внедрите мобильную платформу для лучшего управления коммуникациями.

Как упоминалось выше, управление корреспонденцией включает в себя множество различных аспектов коммуникации, которая происходит во время строительного проекта. Как говорится, общение необходимо. Важно, чтобы все процессы переписки тщательно контролировались и управлялись организованным образом. В противном случае важная информация может быть потеряна из вашего проекта, и это может нанести ущерб вашей компании. Помимо электронной почты и записей телефонных разговоров, большая часть общения в строительной переписке осуществляется на бумаге.Печатные копии данных, инструкций, официальных писем, информационных запросов и т. Д. Чрезвычайно сложно отслеживать одновременно. Преобразование вашей системы обработки корреспонденции в цифровую платформу может не только повысить профессионализм вашего бизнеса, но также избавить от ненужных часов форматирования писем и необходимости систематизировать файлы с документами.


2. Следите за важными контактами для каждого проекта

Важно установить упорядоченную структуру для связи между всеми участниками строительного проекта.Многие люди играют важную роль в строительном бизнесе, и ведение надлежащей переписки с этими коллегами имеет решающее значение для вашего прогресса. Непонимание приводит к задержкам в завершении проекта, что никого не устраивает. Чем быстрее вы сможете ускорить общение между генеральными подрядчиками, субподрядчиками, архитекторами, владельцами проектов и строительными рабочими, тем быстрее будет завершен проект. Своевременно и в рамках бюджета.

3. Не тратьте время на создание шаблонов корреспонденции

Вся соответствующая коммуникация во время проекта отличается, так зачем тратить неоправданное количество времени на создание шаблонов писем, которые лучше всего подходят для отправляемого сообщения? Это просто еще один фактор потраченного времени, из-за которого ваш проект может отставать от графика.К счастью, существуют базы данных, которые будут создавать для вас эти шаблоны, предназначенные для любого типа корреспонденции. Переход на цифровую платформу, такую ​​как eSUB, позволяет вам профессионально и эффективно переписываться с другими важными контактами на протяжении всего проекта. eSUB предлагает более 50 форматированных шаблонов, одобренных отраслью, для любой корреспонденции. С помощью eSUB вы можете быстро и легко управлять своими письмами корреспонденции с помощью шаблонов для:

— Контрактные документы
— Уведомление о продолжении
— Административные формы
— Изменения директив
— Задержки и нарушения

4.

Храните вашу информацию в безопасности

Безопасность ваших данных и переписки между клиентами должна быть одним из главных приоритетов любой строительной компании. Некоторые биржи могут содержать более конфиденциальную информацию, чем другие, поэтому важно, чтобы официальная документация, а также более конфиденциальная информация оставались в безопасности и не попадали в чужие руки. Это может быть трудно справиться с бумажными копиями корреспонденции, что является еще одной причиной, по которой цифровой подход ко всей обработке корреспонденции является более безопасным и надежным методом.Данные с высоким уровнем безопасности и обмен данными между другими контактами лучше защищены при обработке в цифровом виде.


5. Храните всю важную корреспонденцию в одном месте

Переписка включает в себя ведение записей общения. В случае изменения или потери связи между лицами, работающими над строительным проектом; Хранение всей документации электронной почты, писем, повесток дня встреч и т. д. — это разумное бизнес-решение для защиты вашего бизнеса.В каждом строительном проекте задействовано так много сторон, что все должны быть на одной волне, чтобы проект шел гладко. Подобно тому, как мы отслеживаем SOV на протяжении всего проекта, чтобы всем платили справедливо, хранение всех важных сообщений между коллегами и клиентами является надежным вариантом для защиты вашего бизнеса и снижения последующих рисков.

Источники

5 элементов хорошего решения для управления корреспонденцией

Программное обеспечение QA

Система управления корреспонденцией

Отслеживайте свою переписку с помощью интеграции электронной почты aACE

Сегодня большинство предприятий полагаются на электронную почту для обмена информацией, но сообщения могут быть слишком легко потеряны в вашем почтовом ящике — и когда это произойдет, вы рискуете упустить важные детали, которые могут повлиять на ваше общение с вашими клиентами.Разве не было бы замечательно, если бы вы могли хранить эти сообщения вместе с соответствующими записями в своем решении ERP без необходимости вручную копировать и вставлять текст?

С aACE это возможно.

Функция интеграции электронной почты

aACE избавляет вас от трудоемкого ввода данных, связывая электронные письма и их вложения непосредственно с соответствующими записями в любом месте aACE. Эта функция работает со всеми модулями aACE, поэтому независимо от того, касается ли ваше сообщение контакта, проекта, заказа или чего-то еще, вы можете организовать свои электронные письма прямо в своем решении aACE.Вот как:

Теперь, когда мы увидели эту функцию в действии, давайте рассмотрим один пример того, как вымышленная компания aACME Education Solutions использует ее в своей повседневной деятельности:

aACME только что выполнил заказ для школьного округа Shea Township, и счет был создан в aACE. Джон из отдела дебиторской задолженности готов отправить его Джулии, административному помощнику школьного округа. Когда Джон открывает счет в aACE и выбирает «Счет по электронной почте» в меню «Печать», его настольное почтовое приложение открывается с автоматически сгенерированным электронным письмом, к которому прикреплен счет в виде PDF-файла. aACE автоматически заполняет адрес электронной почты клиента, предварительно установленную подпись и идентификатор записи счета. Кроме того, в строку BCC включен специальный адрес электронной почты для решения aACME aACE. Когда Джон отправляет электронное письмо, его копия появляется в папке входящих сообщений aACE. На основе ключевых слов в электронном письме aACE сохраняет сообщение и вложение в трех местах:

  • запись в счете-фактуре № 50001
  • Контактная запись для Джулии Делани, клиента, получившего счет
  • — запись члена команды Джона Смита, пользователя, отправившего счет.

Это означает, что любой пользователь, имеющий доступ к этим записям, может просматривать электронную почту прямо из aACE.Поэтому, когда Джулия связывается со своим менеджером по работе с клиентами в aACME, Мара Харви, с вопросом о счете-фактуре, Мара может сразу увидеть, что было отправлено Джулии и когда — нет необходимости просить Джона переслать электронное письмо или копаться в длинном цепочка писем, чтобы найти нужную информацию.

Благодаря функции интеграции электронной почты aACE, Мара и ее коллеги получают все необходимое под рукой.

Чтобы узнать, как другие функции aACE могут работать для вашего бизнеса, ознакомьтесь с нашей серией видеороликов об aACE.И если вы хотите узнать больше об этой функции или обсудить, что еще aACE может для вас сделать, свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать больше.

Проект Авалон — Резолюции Вирджинии об учреждении Комитета по переписке; 12 марта 1773 г.

Резолюции Вирджинии об учреждении комитета по переписке; 12 марта 1773 г.

Принимая во внимание, что умы верных подданных Его Величества в этой колонии были сильно обеспокоены различными слухами и сообщениями о судебных процессах, лишающих их древних, юридических и конституционных прав.

И поскольку дела этой колонии часто связаны с делами Великобритании, а также соседних колоний, что делает необходимым сообщение чувств; Поэтому для того, чтобы устранить беспокойство и успокоить умы людей, а также для других благих целей, упомянутых выше. Будет решено, что будет назначен постоянный комитет по переписке и расследованию, состоящий из одиннадцати человек, а именно: : достопочтенный Пейтон Рэндольф, эсквайр; Роберт Картер Николас, Ричард Бланд, Ричард Генри Ли, Бенджамин Харрисон, Эдмунд Пендлтон, Патрик Генри, Дадли Диггес, Дабни Карр, Арчибальд Кэри и Томас Джефферсон, эсквайры, любые шестеро из которых должны быть комитетом, чьим делом он будет заниматься получать самые ранние и достоверные сведения обо всех таких актах и ​​резолюциях британского парламента или административных процедурах, которые могут иметь отношение к британским колониям в Америке или затрагивать их, а также поддерживать и поддерживать переписку и связь с нашими братскими колониями, уважая эти важные соображения; и результаты таких судебных разбирательств, время от времени, должны представляться в этом Доме.

Постановили дать указание указанному комитету незамедлительно проинформировать себя, в частности, о принципах и полномочиях, на основании которых была учреждена следственная комиссия, которая, как утверждается, недавно заседала в Род-Айленде, с полномочиями передавать лица, обвиняемые в преступлениях, совершенных в Америке в местах за морем, предстают перед судом.

Упомянутые резолюции, прочитанные повторно по отдельности, были, по отдельно поставленному в них вопросу, одобрены Палатой, nemine contradicente.

Решено, что спикер этой Палаты действительно передаст спикерам различных собраний британских колоний на континенте копии указанных резолюций и пожелает, чтобы они представили их своим соответствующим собраниям и попросили их назначить некоторых из них. лицо или лица их соответствующих органов, время от времени общаться с указанным комитетом.

Источник:
Вирджиния. Генеральная Ассамблея. Дом Burgesses
Журналы Дома горожан Вирджинии, 1659 / 60-1693
Ричмонд, Вирджиния.[Колониальная пресса, E. Waddey co. ] 1914
xxii, 118 с., 1 л., [119] -529, [1] с. 33 см

Требования к бухгалтерским книгам и записям RIA: корреспонденция и реклама

Поскольку компания является зарегистрированным консультантом по инвестициям (RIA), одним из основных компонентов подготовки к аудиту является ведение соответствующих бухгалтерских книг и записей. Правило 204-2 Закона об инвестиционных консультантах 1940 года требует, чтобы фирмы RIA вели и вели достоверные, точные и актуальные бухгалтерские книги и записи, относящиеся к своей инвестиционной консультационной деятельности Кроме того, многие штаты приняли аналогичные правила бухгалтерского учета и отчетности.В то время как обязанности по ведению бухгалтерского учета и учета охватывают широкий спектр документов, транзакций и информации, в сегодняшнем посте мы хотим сосредоточиться конкретно на переписке и рекламных файлах.

Как правило, инвестиционная консультационная фирма обязана архивировать все полученные и отправленные фирмой письменные сообщения, касающиеся рекомендаций или советов, операций с ценными бумагами или фондами, а также всех заказов на покупку или продажу. Все ориентированные на клиента сообщения, отправляемые или получаемые RIA-фирмой в любом формате, обычно классифицируются как корреспонденция или реклама.Независимо от категоризации, каждый элемент должен быть заархивирован и сохранен в определенной переписке или файле клиента, или, наоборот, в определенном рекламном файле.

Определения переписки и рекламы очень похожи, главное отличие заключается в количестве лиц, для которых предназначена коммуникация. Этот порог получателя разделяет две категории, таким образом различая, как каждая из них должна быть сохранена и заархивирована. Как правило, под рекламой понимается любой предмет, отправленный двум или более лицам.В большинстве случаев на уровне государственного регулирования общение с более чем одним человеком считается рекламой и должно быть зарегистрировано в специальном рекламном файле. Однако для фирм RIA, зарегистрированных SEC, Правило 204-2 требует, чтобы все консультационные фирмы сохраняли все сообщения, которые фирма разослала 10 или более лицам в указанном рекламном файле.

Одной из специфических областей рекламы, которая привлекает большое внимание как на уровне SEC, так и на уровне государственного регулирования, является эффективная реклама.Фирмы, которые используют эффективную рекламу, должны проявлять большую осторожность. Маркетинг эффективности, вероятно, увеличит аудиторский риск фирмы, а также может значительно удлинить процесс проверки, поскольку регулирующий орган стремится подтвердить, что фирма полностью выполнила все нормативные требования к рекламе эффективности.

Поскольку это касается бухгалтерских книг консультантов по инвестициям и записей о соответствии требованиям, лучше перестраховаться, чем сожалеть. Как консультанты по соответствию RIA, мы хотим подчеркнуть важность того, чтобы RIA-фирма должным образом архивировала и регистрировала все связанные с клиентами элементы, входящие и исходящие из фирмы в виде рекламы или корреспонденции.Как правило, все такие предметы должны храниться и подлежать возврату в течение пяти лет.

FAQ: В чем разница между административной и общей перепиской?

Теперь, когда мы все знаем, что большинство электронных писем являются государственными записями — мы знаем, что , все это знают, верно ?! — иногда бывает сложно понять, как классифицировать наши электронные письма. Прежде всего, всегда помните, что электронное письмо — это формат , такой как бумага или микрофильм, и мы решаем, какую серию записей использовать, в зависимости от содержания каждого электронного письма.У нас нет рекордной серии для всех листов бумаги, поэтому у нас нет и серии для всех электронных писем.

Многие конкретные серии записей могут быть применимы к электронной почте — например, запросы на отпуск, жалобы, повестки дня — потому что в наши дни мы используем электронную почту для передачи сообщений так же или чаще, чем с бумажными копиями. В этой статье основное внимание будет уделено двум сериям записей — административной и общей переписке — которые наиболее часто используются для категоризации электронной почты, не относящейся к более конкретной серии. В следующей статье мы рассмотрим другие типы распространенных записей электронной почты.

Чтобы быть кратким, давайте рассмотрим пример каждого из них, чтобы проиллюстрировать различия.

Административная переписка — GR1000-26a (местная), 1. 1.007 (государственная)

Эта серия записей предназначена в основном для сотрудников высшего звена, таких как руководители и директора, которые присылают инструкции по реализации политик и процедур или директивы. Описание серии включает: «корреспонденцию, относящуюся к формулированию, планированию, реализации, модификации или переопределению программ, услуг или проектов местного правительства и административных положений, политик и процедур, которые ими регулируют.Срок хранения административной корреспонденции составляет 4 года.

Вот пример:

От: Сара Джейкобсон
Отправлено: четверг, 20 июня 2013 г.
Кому: персонал RMA
Тема: дресс-код
С этой пятницы, 21 июня, «джинсовая пятница» возвращается. По пятницам можно носить джинсы, если нет тренингов, встреч, презентаций или мероприятий.
Наслаждайтесь.
Сара Якобсон
Менеджер, Служба поддержки ведения документации

Итак, в этом случае наш менеджер отдела Сара является хранителем этой корреспонденции, объявляющей об изменении политики агентства / отдела, и ей нужно будет хранить ее до 20 июня 2017 года.

Общая корреспонденция — GR1000-26b (местный), 1.1.008 (государственный)

Эта серия, вероятно, будет включать в себя большинство электронных писем между вами и вашими коллегами, в которых документируется обычный порядок ведения дел в вашем государственном учреждении. Описание серии включает: «корреспонденцию, относящуюся к регулярной реализации политики, программ, услуг или проектов местного правительства». Срок хранения общей корреспонденции — 2 года.

Вот пример:

От: Бонни Зубер
Отправлено: 26 октября 2015 г.
Кому: персоналу RMA
Тема: Обновления блога
Добрый день, команда,
Наша новая тема блога активна! Мы добавили несколько новых инструкций в документ о процедурах, поэтому, пожалуйста, ознакомьтесь с ними, прежде чем создавать следующую новую статью.Как всегда, если вы заметили что-то нестабильное или у вас есть предложения по улучшению, просто скажите об этом!
Бонни Зубер
Аналитик правительственной информации

Как хранитель этого электронного письма — записи переписки, в которой документируется нормальный ход дел между коллегами — мне нужно будет хранить ее до 26 октября 2017 года.

Дополнительные сведения

Другие сотрудники могут сохранить копию административной или общей корреспонденции для справки, но в большинстве случаев требуется только один хранитель (обычно отправитель) для обслуживания электронной почты.Это важно для всех, кто использует электронную почту для управления своей корреспонденцией и сортировки электронных писем, которые могут попадать в другие серии записей, такие как протоколы заседаний внутреннего персонала или запросы / ответы на публичные информационные акты. Если вы сомневаетесь в том, как классифицировать электронную корреспонденцию, подумайте, как бы вы ее подали, если бы это была бумажная памятка. Мы вернемся к теме управления электронной почтой в будущей статье и дадим более конкретную серию записей, по которым электронные письма могут быть классифицированы.

Управление корреспонденцией с избирателями: значение для обучения в Конгрессе и защиты интересов граждан

Клэр Абернати

Избиратели связываются со своими выборными должностными лицами в Вашингтоне, чтобы выразить свое мнение о политике, и эти входящие контакты представляют собой потенциально полезный ресурс для офисов Конгресса, на который они могут положиться в своих усилиях по распознаванию политических предпочтений и приоритетов жителей их округов и реагированию на них. Действительно, контакты с избирателями используются для информирования представителей о взглядах представителей на их округа и их поведение в законодательной сфере.

Однако способность офиса Конгресса использовать письма избирателей, электронную почту, телефонные звонки, факсы и сообщения в социальных сетях для понимания мнения избирателей зависит от систем, которые офисы создают для организации этой входящей корреспонденции. Такой внутренний организационный выбор может облегчить или препятствовать усилиям отделений по включению мнения, выражаемого избирателями в переписке, в законодательные действия своих представителей.

Значение этой организационной практики только возросло, поскольку на Капитолийском холме резко возросло число контактов с избирателями. Хотя общение учредителей с Конгрессом значительно — и неуклонно — после внедрения электронной почты в офисах Конгресса, в последнее время граждане обращаются к своим представителям и сенаторам с такой высокой скоростью, что телефонные линии в Конгрессе не справляются с такой громкостью. Этот всплеск входящей корреспонденции сделал задачу организации этих контактов все более сложной задачей для офисов Конгресса, при этом офисы сообщают, что им пришлось выделить больше своих ограниченных кадровых ресурсов на корреспонденцию с избирателями.

Несмотря на ценность этих контактов как информационного ресурса для сотрудников Конгресса, а также растущее время и усилия, которые офисы посвящают управлению входящими контактами, политология уделяет минимальное внимание внутренним методам работы офиса по работе с корреспонденцией от избирателей. Каким образом офисы Конгресса получают и обрабатывают письма, электронные письма, телефонные звонки, факсы и контакты в социальных сетях избирателей? Что эти организационные практики указывают на способность офисов использовать переписку в качестве информационного ресурса для понимания и реакции на мнение избирателей?

Чтобы ответить на эти вопросы, я провел опрос и интервью с персоналом Конгресса в 107 офисах Палаты представителей в 2013 и 2014 годах. С помощью этих опросов и интервью я собрал информацию о системах, которые офисы разрабатывают для управления корреспонденцией с избирателями — полученные данные представляют собой первый систематизированный набор данных о внутренней практике офиса для получения и организации контактов от жителей округа.

«Есть 435 различных способов»

Как и большинство других аспектов внутренней работы офиса, офисы Конгресса могут свободно организовывать свои системы управления контактами по своему усмотрению — результат, как лаконично заявил представитель во время интервью: «существует 435 различных способов сделать это».«Данные опроса подтверждают разнообразие подходов, используемых офисами к управлению перепиской, в частности, к задачам каталогизации контактов и обмена информацией от контактов внутри офиса.

Что регистрируют офисы Конгресса?

Офисы

поддерживают базы данных входящих контактов, используя программное обеспечение для управления корреспонденцией, которое автоматизирует некоторые операции, связанные с записью и организацией контактов. Эти системы автоматически регистрируют все электронные письма, которые получает офис, и многие офисы также автоматически каталогизируют почту с электронным сканированием почты, доставляемой в их системы корреспонденции.Вероятно, из-за простоты ввода данных подавляющее большинство офисов Конгресса ведет учет всех входящих писем и электронных писем — 95% офисов в выборке записали все полученные письма и электронные письма.

Однако для других форм связи, включая телефонные звонки, факсы и контакты в социальных сетях, сотрудники Конгресса должны вручную вводить информацию в систему — когда дело доходит до этих других форм связи, существует гораздо меньше единообразия в методах ведения документации в разных странах. офисы.Из опрошенных офисов 79% записывают телефонные звонки, 65% записывают персональные факсы и 56% записывают факсы. Примечательно, что немногие офисы включают в свои контактные данные контакты, поступающие через популярные социальные сети, — только 9% офисов вводят сообщения Facebook в свои базы данных корреспонденции и только 6% офисов записывают сообщения, полученные в Twitter.

При регистрации входящих контактов во всех офисах большое внимание уделяется записи контактной информации избирателей — это позволяет персоналу идентифицировать контактера как жителя округа и облегчает ответ офиса и любые будущие контакты с избирателем.Офисы также отслеживают информацию о проблемах, которые избиратели включают в свои контакты, но офисы реже регистрируют позиции, которые отстаивают избиратели — 89% офисов используют теги проблем для определения проблемных областей, к которым относится контакт, но только 65 % офисов включают в свои контактные данные примечание о позиции, занимаемой избирателем по данному вопросу.

Как информация из корреспонденции передается в офисы Конгресса?

В большинстве офисов законодательные корреспонденты, помощники персонала и стажеры несут ответственность за регистрацию входящих контактов в базе данных своей офисной корреспонденции.Тем не менее, этот большой объем информации об избирателях, их предпочтениях и приоритетах должен быть передан другим сотрудникам, чтобы стать полезным источником информации для законодательной работы офиса. Большинство офисов рассылают отчеты по обычной почте, чтобы информировать других сотрудников о том, что они слышат во входящей корреспонденции. Однако офисы существенно различаются по содержанию, которое включается в эти отчеты.

В свои почтовые отчеты офисы обычно включают информацию, которая фиксирует реакцию сотрудников офиса на входящие контакты, включая общий объем входящей корреспонденции (71.4% офисов), исходящая корреспонденция (53,6% офисов), количество незавершенных писем, которые все еще ожидают ответа из офиса (28,6% офисов), и обновление статуса незавершенных ответов (20,2% офисы).

Но не все офисы делятся информацией о проблемах, с которыми избиратели обращаются в своих контактах. 34% офисов предоставляют исчерпывающий отчет о контактах с избирателями в своих почтовых отчетах, перечисляя все проблемы, возникшие в корреспонденции с избирателями за период, охватываемый отчетом.Но большинство офисов предоставляют меньше информации о содержании проблемы корреспонденции, либо перечисляя только «главные» входящие вопросы (49% офисов), где объем контактов по проблеме определяет ее статус как главной проблемы, либо не включая ничего о содержании проблемы. у всех (17% офисов). И, что важно, большинство офисов, похоже, исключают конкретную информацию о позициях по вопросам, занимаемых избирателями, в своих почтовых отчетах — только 9 офисов в выборке указали, что они перечисляют разбивку позиций / позиций, которые избиратели заняли в отношении того или иного вопроса. их почтовый отчет.

Переписка ограничивает полезность контактных лиц в качестве информационного ресурса во многих офисах

Эти первые систематизированные данные об управлении корреспонденцией раскрывают различные подходы к управлению корреспонденцией между офисами. И некоторые из этих различных практик предполагают, что не все офисы могут использовать переписку в качестве ресурса для понимания и реакции на мнения избирателей.

  • Не все офисы регистрируют все контакты, которые они получают от своих избирателей, при этом многие офисы предпочитают исключать телефонные звонки, факсы или контакты в социальных сетях из своих баз данных корреспонденции. Без регистрации каждого контакта офисы не могут собрать информацию о мнении избирателей. Уровень детализации, содержащийся в каждой контактной записи, варьируется, более трети офисов пропускают информацию о политических позициях трехсторонних участников. Записи контактов, исключающие информацию о позициях, которые отстаивают избиратели, могут ограничивать способность офиса формировать точное представление о мнении округа. В офисах с такой неполной практикой ведения документации переписка была бы менее полезным инструментом для распознавания мнений избирателей и реагирования на них в законодательных актах.

  • В большинстве офисов информация о мнении избирателей, содержащаяся в базе данных корреспонденции, не передается эффективно другим в офисе. Хотя подавляющее большинство офисов рассылают регулярные почтовые отчеты, содержащие обзор последних тенденций в переписке, почтовые отчеты, собранные в большинстве офисов, дают лишь частичное представление о том, как выглядит входящая корреспонденция, перечисляя только основные проблемы и / или опуская информацию о составляющих. политические позиции.В результате почтовые отчеты могут содержать информацию о приоритетных проблемах трехсторонних участников, но обычно они не дают никакого представления о том, где на самом деле стоят трехсторонние участники по этим приоритетным вопросам, и не отражают весь спектр вопросов, которые волнуют трехсторонних участников. Без предоставления дополнительной информации о статусе мнения учредителей в почтовых отчетах, совместно используемых в офисе, возможность использования корреспонденции для определения предпочтений и приоритетов конституционной политики подрывается.

Эти выводы также имеют значение для граждан, когда они контактируют со своими членами Конгресса. В переписке со своими представителями и сенаторами избиратели не знают, как их телефонный звонок, электронная почта, письмо, факс или контакт в социальных сетях будет обрабатываться в офисе. Недавно бывшие сотрудники Конгресса, опираясь на свой анекдотический опыт работы в офисах Конгресса, создали руководства, чтобы помочь заинтересованным избирателям более эффективно контактировать со своими выборными должностными лицами. Но поскольку каждый офис может свободно устанавливать свою внутреннюю организационную практику для управления корреспонденцией по своему усмотрению, общие рекомендации, предлагаемые в этих ресурсах, могут применяться не во всех офисах Конгресса.

Защита интересов граждан и обучение в Конгрессе, таким образом, могут быть подорваны неэффективными или неполными системами управления корреспонденцией избирателей — и это первое систематическое исследование того, как офисы Конгресса обрабатывают входящие контакты от жителей округа, показывает, что многие офисы работают с этими неэффективными или неполными системами.

Клэр Абернати — доцент кафедры политологии Стоктонского университета. Это исследование также будет отражено в готовящейся к публикации статье в «Конгрессе и президентстве» «Понимание и реакция на мнение учредителей на Капитолийском холме».

Канкаки хранит переписку в секрете | AP News

KANKAKEE — Город держит в секрете переписку с компанией, занимающейся вывозом мусора.

На городском собрании в начале этого месяца поверенный Берт Одельсон сообщил, что его юридическая фирма написала письмо в адрес компании Republic Services, расположенной в Фениксе, в знак протеста против заявления компании в августе о прекращении сбора вторсырья.

Одельсон сказал, что такой шаг будет нарушением контракта Республики с городом. По его словам, после того, как Republic получила письмо, она решила продолжить программу обочины.

The Daily Journal отправила запрос на получение письма с открытыми записями, но город отклонил его.

Он процитировал часть закона штата об открытых записях, которая «освобождает от раскрытия материалов, подготовленных или составленных государственным органом или для него в ожидании уголовного, гражданского или административного разбирательства по запросу адвоката, консультирующего государственный орган.”

Ранее город публично не заявлял, что ожидает судебного разбирательства с Республикой. По мнению города, этот вопрос был решен, когда Республика отменила свое решение.

Представители двух наблюдательных групп заявили, что не видят никаких юридических оснований для решения города хранить данное письмо в секрете.

Марьям Джудар, исполнительный директор Citizen Advocacy Center в Элмхерсте, заявила, что у сторон любого судебного иска уже есть письмо, о котором идет речь.По ее словам, адвокатская тайна не применяется.

«Вы не хотите показывать свои карты противной стороне. Когда вы показываете свои открытки и отправляете письмо по почте, какова цель (секретности)? » — сказал Джудар.

Дон Крейвен, поверенный Illinois Press Association, согласился.

«Здесь нечего хранить в секрете», — сказал он.

Мэр Чесити Уэллс-Армстронг направила вопросы в городскую юридическую фирму.

В электронном письме городской прокурор Майкл МакГрат сказал, что город придерживается своего решения сохранить конфиденциальность записей, но не вдавался в подробности.

В начале августа представитель Республики сообщил совету, что его программа по обочине дороги прекращается, поскольку большое количество вторсырья в контейнерах для жителей неприемлемо.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.